Fulfilya BackOffice

Fulfilya BackOffice: как да създадете и проследите поръчка

Създавате поръчка за минута, печатате товарителницата веднага и следите пратките и наложените платежи на едно място. По-долу минаваме през всеки екран.

Мария Анастасова, Партньор · 2 октомври 2026 · 4 мин. четене

BackOffice е мястото, от което управлявате доставките си с Fulfilya: създавате поръчки, печатате товарителници, следите пратките и виждате колко наложен платеж е събран и кога го получавате.

Линк и данни за вход получавате, когато започнем работа.

Табло

Таблото показва поръчките ви за избрания период: колко са доставени, колко са в път и колко наложен платеж е събран.

Под графиките е списъкът с последните поръчки и бутонът + Нова поръчка.

Как да създадете поръчка

Натиснете + Нова поръчка. Формата има четири раздела. Попълнете ги един след друг и натиснете Създай поръчка.

1. Основни данни

Името и телефонът на получателя са задължителни, защото шофьорът се обажда преди доставка. Имейлът е по желание.

Раздел Основни данни — Получател, дата и час на доставка, бележка за куриера.

В Дата и час на доставка изберете кога да доставим: стандартната доставка е от следващия ден нататък, експресната - още днес. В Бележки за куриера напишете всичко, което помага на шофьора: вход, етаж, кога да се обади.

2. Плащане

Тук избирате кой плаща и вида доставка.

Трите варианта в Кой плаща — Трите варианта за това какво събира шофьорът от получателя.

Получателят плаща всичко. Шофьорът събира стойността на стоката заедно с нашите такси. Вие получавате стойността на стоката.
Получателят плаща само таксите. Стоката е платена предварително. Шофьорът събира само доставката и таксите.
Получателят не плаща нищо. Шофьорът не събира нищо, а нашите такси влизат в седмичната ви фактура.

При първите два варианта въведете наложения платеж, тоест стойността на стоката. Отдясно веднага виждате колко ще събере шофьорът и колко получавате вие.

Плащане с наложен платеж и обявена стойност — Зеленият текст се обновява, докато пишете.

Обявена стойност е допълнителна услуга, отделна от наложения платеж. Изберете Да и въведете стойността на пратката. Налична е и при трите варианта.

Вариант Получателят не плаща нищо — При третия вариант таксите, включително обявената стойност, влизат в седмичната фактура.

3. Адреси

Адресът за взимане е вашият склад и е попълнен предварително. Сменете го, ако този път пратката тръгва от друго място.

В Адрес за доставка напишете улица, номер и град, после натиснете Търси.

Раздел Адреси — Зеленото „Адресът е намерен“ и точката на картата значат, че шофьорът ще го открие.

4. Артикули

Добавете всеки артикул в пратката: име, количество, тегло и размери. Жълтият бутон + го прехвърля в списъка вляво.

Раздел Артикули — Добавените артикули се събират в списъка вляво.

Теглото и размерите са задължителни. От тях изчисляваме общото тегло и обема, за да знаем, че пратката ще се събере в колата, и ги отпечатваме на товарителницата.

Създаване на поръчката

Натиснете Създай поръчка. Потвърждението показва сумата за събиране и всички такси, а поръчката веднага влиза в списъка.

Потвърждение след създаване на поръчка — Сумата за събиране и таксите веднага след създаването.

Поръчки

В списъка всяка поръчка е с нейния статус, получател, адрес и сума.

Детайли отваря поръчката: кой плаща, вида доставка, разбивката на сумата и шофьора, след като поръчката му бъде възложена.

Детайли на поръчка — **Разбивка** показва стоката, доставката, таксата за наложен платеж и обявената стойност.

В раздел Артикули са продуктите с теглото и размерите им.

Артикулите в детайлите на поръчка — Най-горе: общо бройки, общо тегло, общ обем и най-големият артикул.

Проследяване

Проследи показва къде е пратката и през кои етапи е минала.

Товарителница

Всяка пратка тръгва с товарителница. Натиснете Генерирай товарителница до поръчката, или Принтирай всички чакащи над списъка, за да отпечатате наведнъж всичко, което чака куриер.

Изберете размера: Етикет 100×150 за принтер за етикети или A4 с четири товарителници на лист.

Товарителница на Fulfilya — Подател, получател, тегло и обем, наложен платеж, обявена стойност и QR код.

Залепете товарителницата на пратката. Шофьорът сканира QR кода, когато я взема от вас, и от този момент я виждате като взета.

Справки

Справки показват събрания наложен платеж, сумата за изплащане, доставките по вид и резултата от тях. Периодът е ден, седмица, месец или избран от вас.

Свали CSV изтегля всички поръчки за периода, за счетоводството или за вашите таблици.

Изплащания

Изплащания показва колко предстои да получите, колко сте получили досега и какво съдържа всяко изплащане.

Качи поръчки

При много поръчки наведнъж не ги въвеждайте една по една. В Качи поръчки качете файл .xlsx, .xls или .csv, например експорт от магазина ви. Всеки ред става една поръчка.

Изтеглете примерния файл и подредете своя по него.

Често задавани въпроси

Мога ли да работя на английски?

Да. Бутонът EN горе вдясно превключва целия BackOffice на английски, а BG го връща на български.

Кой вижда моите поръчки?

Само вие и екипът на Fulfilya. Всеки магазин вижда единствено своите поръчки.

Какво става, ако сгреша при поръчка?

Обадете се или ни пишете и ще я коригираме, преди шофьорът да тръгне.

Може ли поръчките да идват автоматично от магазина ми?

Да. За WooCommerce и за Shopify имаме готова връзка. Вижте ръководството за WooCommerce и ръководството за Shopify. Поръчките от магазина се появяват в BackOffice сами.

Fulfilya BackOffice

Fulfilya BackOffice: how to create and track an order

Create an order in a minute, print the waybill straight away and follow every shipment and every cash-on-delivery payment in one place. Below, we walk through each screen.

Maria Anastasova, Partner · 2 October 2026 · 4 min read

BackOffice is where you manage your deliveries with Fulfilya: you create orders, print waybills, follow your shipments and see how much cash on delivery has been collected and when you receive it.

You get a link and login details when we start working together.

Dashboard

The Dashboard shows your orders for the selected period: how many were delivered, how many are in transit and how much cash on delivery has been collected.

Below the charts is the list of recent orders and the + New order button.

How to create an order

Press + New order. The form has four sections. Fill them in one after another and press Създай поръчка (Create order).

The order form is in Bulgarian, so each field below is given with its Bulgarian name and the English meaning.

1. Основни данни (Basic details)

The recipient’s name and phone are required, because the driver calls before delivery. The email is optional.

The Basic details section — Recipient, delivery date and time, a note for the courier.

In Дата и час на доставка (delivery date and time), choose when we deliver: standard delivery is from the next day onwards, express delivery from today. In Бележки за куриера (notes for the courier), write anything that helps the driver: entrance, floor, when to call.

2. Плащане (Payment)

Here you choose who pays and the delivery type.

The three Who pays options — The three options for what the driver collects from the recipient.

Получателят плаща всичко (the recipient pays everything). The driver collects the value of the goods together with our fees. You receive the value of the goods.
Получателят плаща само таксите (the recipient pays only the fees). The goods are paid in advance. The driver collects only the delivery and the fees.
Получателят не плаща нищо (the recipient pays nothing). The driver collects nothing, and our fees go on your weekly invoice.

With the first two options, enter the наложен платеж (cash on delivery), that is, the value of the goods. On the right you immediately see how much the driver will collect and how much you receive.

Payment with cash on delivery and declared value — The green text updates as you type.

Обявена стойност (declared value) is an additional service, separate from cash on delivery. Choose Да (yes) and enter the value of the shipment. It is available with all three options.

The Recipient pays nothing option — With the third option, the fees, declared value included, go on the weekly invoice.

3. Адреси (Addresses)

Адрес за взимане (pickup address) is your warehouse and is filled in for you. Change it if this shipment leaves from somewhere else.

In Адрес за доставка (delivery address), write the street, number and city, then press Търси (Search).

The Addresses section — The green „Адресът е намерен“ (address found) and the pin on the map mean the driver will find it.

4. Артикули (Items)

Add every item in the shipment: name, quantity, weight and dimensions. The yellow + button moves it to the list on the left.

The Items section — Added items collect in the list on the left.

Weight and dimensions are required. From them we work out the total weight and volume, so we know the shipment will fit in the van, and we print them on the waybill.

Creating the order

Press Създай поръчка (Create order). The confirmation shows the amount to collect and all the fees, and the order goes straight into the list.

Confirmation after creating an order — The amount to collect and the fees, right after creation.

Orders

In the list, every order has its status, recipient, address and amount.

The order list — Search works by name, phone and order number.

Details opens the order: who pays, the delivery type, the breakdown of the amount and the driver, once the order is assigned.

Order details — **Breakdown** shows the goods, the delivery, the cash-on-delivery fee and the declared value.

The Артикули (items) tab lists the products with their weight and dimensions.

Items in the order details — At the top: total pieces, total weight, total volume and the largest item.

Tracking

Track shows where the shipment is and which stages it has passed.

Waybill

Every shipment leaves with a waybill. Press Generate waybill next to the order, or Print all waiting above the list to print everything that is waiting for a courier at once.

Choose the size: Label 100×150 for a label printer, or A4 with four waybills per sheet.

A Fulfilya waybill — Sender, recipient, weight and volume, cash on delivery, declared value and a QR code.

Stick the waybill on the shipment. The driver scans the QR code when collecting it from you, and from that moment you see it as collected.

Reports

Reports show the cash on delivery collected, the amount to be paid out, deliveries by type and their outcome. The period is a day, a week, a month or one you choose.

Download CSV downloads all orders for the period, for your accounting or your own spreadsheets.

Payouts

Payouts shows how much you have coming, how much you have received so far and what each payout contains.

Upload orders

When you have many orders at once, there is no need to enter them one by one. In Upload orders, upload an .xlsx, .xls or .csv file, for example an export from your shop. Every row becomes one order.

Download the sample file and arrange yours the same way.

Frequently asked questions

Can I use BackOffice in English?

Yes. The EN button at the top right switches BackOffice to English, and BG switches it back to Bulgarian.

Who sees my orders?

Only you and the Fulfilya team. Every shop sees only its own orders.

What if I make a mistake in an order?

Call or write to us and we will correct it before the driver sets off.

Can orders come in automatically from my shop?

Yes. We have a ready connection for WooCommerce and for Shopify. See the WooCommerce guide and the Shopify guide. Orders from your shop appear in BackOffice by themselves.